Le 5 regole fondamentali per un evento corporate unico

Per organizzare un perfetto evento corporate si deve essere aggiornati sulle novità e le ultime tendenze del settore. Dalla location al food & beverage, tutto deve essere studiato e perfetto. L’obiettivo è trasmettere l’immagine di un’azienda capace di stare al passo con i tempi e di conquistare menti e cuori. Vediamo insieme le 5 regole fondamentali per un evento corporate speciale in ogni dettaglio.

L’azienda al centro (ma non troppo): il ruolo del brand

Il primo step per pianificare un evento di successo è definire un brief accurato che evidenzi gli obiettivi e il target. Prima che un evento, è una scelta aziendale. Non si tratta di organizzare un semplice happening: si deve lavorare con il marchio dell’azienda, inserendolo strategicamente all’interno del tema dell’evento e assicurandosi che gli ospiti comprendano a pieno la vision aziendale. Nello stesso tempo, però, questa presenza deve essere discreta, non pesante, non invadente, altrimenti rischia di ottenere l’effetto opposto. La chiave è l’equilibrio.

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La scelta del luogo: una location esclusiva ed originale

Quando si sceglie la location di un evento occorre effettuare un’accurata selezione in base alle proprie esigenze. Per creare un’esperienza che resti impressa si devono stupire i partecipanti con un’atmosfera unica, raffinata, elegante. La cura del luogo scelto, però, non deve spingersi fino al punto di renderlo freddo, troppo perfetto. Anche in questo caso bisogna bilanciare le diverse esigenze, per accogliere gli ospiti con calore. Infine, la location deve essere personalizzata e rispondere esattamente alle esigenze del marchio e dell’evento.

Il palato vuole la sua parte: food & beverage di qualità

La qualità del food & beverage offerto agli ospiti gioca un ruolo predominante nella creazione un evento corporate unico. Il menu presentato deve essere innovativo, sempre nel rispetto della tradizione, con materie prime di qualità. I piatti devono deliziare gli ospiti in termini di sapore e di aspetto. Gli elementi di sorpresa, come ad esempio la creazione di un drink o di un piatto appositi per l’evento, possono essere decisivi per stupire i partecipanti.

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Tutti protagonisti: generare engagement

Un elemento spesso trascurato dalle aziende è creare partecipazione. Ogni evento corporate che si rispetti è costituito da tre fasi fondamentali: pre-evento, evento e post-evento. Gestire il contatto con i collaboratori o potenziali clienti durante l’evento è importante come la scelta della location e degli altri aspetti organizzativi. Nel corso di un evento aziendale è importante prendersi cura degli ospiti e fare in modo che si sentano a proprio agio. Se l’obiettivo è principalmente rafforzare il senso di appartenenza dei propri dipendenti e consolidare l’adesione ai valori aziendali, è importante trasmettere un’immagine positiva del brand e offrire un’esperienza gratificante. Se invece si tratta di un’occasione importante per lanciare un messaggio ai propri clienti o a coloro che potrebbero diventarlo in futuro, può essere utile la presenza di gadget promozionali, omaggi graditi che consentono di elevare la popolarità del brand.

Tecnologia e innovazione

I social network sono fondamentali nel coinvolgimento del pubblico e nella pubblicizzazione dell’evento. Ma il nuovo millennio impone nuove sfide, anche nell’organizzazione dei corporate event. Sono sempre più diffusi i software in grado di connettere i partecipanti e offrire esperienze multimediali e interattive che rendono l’evento divertente, sociale e memorabile. Non solo interazione: tra le tendenze tecnologiche più avanzate troviamo quella dei braccialetti RFID (Radio-Frequency IDentification: identificazione a radiofrequenza). Attraverso il dispositivo RFID, l’organizzatore dell’evento può tracciare i movimenti dei partecipanti per monitorare i flussi e registrare l’interesse dei partecipanti attraverso il numero o la durata delle visite. Non meno interessante è anche il software per il riconoscimento facciale, che si prevede inizierà a svilupparsi nel mercato della tecnologia mobile a partire dal 2019 con Apple e Samsung. La lettura facciale consentirà di carpire le emozioni individuali o di gruppo misurando le espressioni, oppure registrare lo stato di attenzione di un pubblico e aiutare a capire cosa motiva e attira la curiosità della platea.